Comment modifier un PDF dans Word (et quand ça ne marche pas)

Ouvrez le PDF et essayez de sélectionner un mot. Si vous y arrivez, le PDF contient du vrai texte et se convertira en document modifiable. Sinon, c'est un scan, une image de page. Convertir un scan donne un document contenant cette image, pas du texte : la transformer en texte demande un OCR (reconnaissance optique de caractères), un autre type d'outil.

Notre PDF de test est un rapport d'une page avec un titre, quatre paragraphes et un petit tableau de trois lignes. Converti en Word, la page ressemblait presque trait pour trait au PDF : tous les mots étaient là, au même endroit, et le tableau gardait ses traits. Mais en dessous, la structure est différente. Chaque ligne de texte est devenue sa propre zone de texte, 34 pour une seule page, et le tableau n'a pas été reconstruit comme un tableau : il est dessiné avec des traits, le texte de chaque cellule dans sa propre zone. Un petit décalage est aussi apparu : deux mots de l'en-tête du tableau se touchaient.

Les petites corrections marchent bien : changer un nom, une date, un montant ou quelques mots dans une ligne. Les modifications longues sont malcommodes, car une phrase que vous allongez ne passe pas à la ligne suivante : la ligne suivante est une autre zone. Les tableaux ne se trient ni ne s'agrandissent comme de vrais tableaux. Il en va de même pour les autres formats produits par cet outil, ODT, RTF et DOC, qui viennent tous de la même conversion.

S'il faut réécrire des paragraphes entiers, demandez le fichier d'origine dont le PDF a été tiré : le modifier vaut toujours mieux que reconvertir le PDF. À défaut, utilisez PDF en Text (TXT) : vous obtenez le texte brut dans l'ordre de lecture, à coller dans un nouveau document et à mettre en forme librement. Dans notre test, il a gardé tous les paragraphes et aligné le tableau en colonnes avec des espaces. Pour un PDF scanné, il vous faudra un logiciel d'OCR ; les versions récentes de Word, Google Docs et beaucoup d'applis de scanner en intègrent un.

Corrigez d'abord le contenu et la mise en page en dernier : rectifiez le texte, puis ajustez espacements et sauts de page. Les polices non installées sur nos serveurs sont remplacées par des polices proches : vérifiez les titres et tout ce qui utilise une typographie inhabituelle. Gardez le PDF d'origine : si le document doit être imprimé ou signé, comparez les deux côte à côte avant de l'envoyer.

Nous avons rédigé nous-mêmes le rapport de test d'une page, l'avons exporté en PDF puis converti avec l'outil PDF en Word de ce site, qui utilise l'import PDF de LibreOffice, le même moteur que sur nos serveurs. Nous avons ensuite ouvert le DOCX pour compter ses zones de texte et ses tableaux, l'avons réaffiché en page pour comparer l'aspect, et refait le test avec une copie de la page composée d'une seule image, à la manière d'un scan. Les PDF plus longs et complexes produisent plus de zones, mais la même structure.