Cómo editar un PDF en Word (y cuándo no funciona)

Abre el PDF e intenta seleccionar una palabra. Si puedes, el PDF contiene texto real y se convertirá en un documento editable. Si no, es un escaneo, una imagen de una página. Convertir un escaneo te da un documento con esa imagen, no texto: pasarlo a texto requiere OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que es otro tipo de herramienta.

Nuestro PDF de prueba es un informe de una página con un título, cuatro párrafos y una tabla pequeña de tres filas. Convertido a Word, la página se veía casi igual que el PDF: llegaron todas las palabras, en el mismo sitio, y la tabla seguía mostrando sus líneas. Pero por debajo la estructura es otra. Cada línea de texto se convirtió en su propio cuadro de texto, 34 para una sola página, y la tabla no se reconstruyó como tabla, sino que se dibujó con líneas y el texto de cada celda en su propio cuadro. Apareció también un pequeño desplazamiento: dos palabras del encabezado de la tabla quedaron pegadas.

Las correcciones pequeñas funcionan bien: cambiar un nombre, una fecha, un importe o unas palabras dentro de una línea. Las ediciones largas resultan incómodas, porque una frase que alargas no pasa a la línea siguiente; la línea siguiente es otro cuadro. Las tablas no se pueden ordenar ni ampliar como tablas reales. Lo mismo vale para los demás formatos que crea esta herramienta, ODT, RTF y DOC, porque todos salen de la misma conversión.

Si necesitas reescribir párrafos enteros, pide el archivo original del que se creó el PDF: editar ese siempre es mejor que convertir el PDF. Si no hay original, usa PDF a Text (TXT): te da el texto plano en orden de lectura, que puedes pegar en un documento nuevo y dar formato a tu gusto. En nuestra prueba conservó todos los párrafos y alineó la tabla en columnas con espacios. Para un PDF escaneado necesitarás un programa de OCR; las versiones recientes de Word, Google Docs y muchas apps de escáner lo incluyen.

Corrige primero el contenido y deja el diseño para el final: arregla el texto y después ajusta espacios y saltos de página. Las fuentes que no están instaladas en nuestros servidores se sustituyen por otras parecidas, así que revisa los títulos y lo que use una tipografía poco común. Guarda el PDF original: si el documento se va a imprimir o firmar, compara los dos uno al lado del otro antes de enviarlo.

Escribimos nosotros mismos el informe de prueba de una página, lo exportamos a PDF y lo convertimos con la herramienta PDF a Word de esta web, que usa la importación de PDF de LibreOffice, el mismo motor que funciona en nuestros servidores. Después abrimos el DOCX y contamos los cuadros de texto y las tablas que contenía, lo volvimos a convertir en página para comparar el aspecto y repetimos la prueba con una copia de la página hecha solo de imagen, como si fuera un escaneo. Los PDF más largos y complejos producen más cuadros, pero la misma estructura.