Como editar um PDF no Word (e quando não funciona)

Abra o PDF e tente selecionar uma palavra. Se conseguir, o PDF tem texto real e vai virar um documento editável. Se não conseguir, é uma digitalização, uma imagem de uma página. Converter uma digitalização gera um documento com essa imagem, não texto: transformá-la em texto exige OCR (reconhecimento óptico de caracteres), que é outro tipo de ferramenta.

Nosso PDF de teste é um relatório de uma página com um título, quatro parágrafos e uma pequena tabela de três linhas. Convertida para Word, a página ficou quase igual ao PDF: todas as palavras chegaram, no mesmo lugar, e a tabela continuou mostrando suas linhas. Por baixo, porém, a estrutura é outra. Cada linha de texto virou uma caixa de texto própria, 34 numa única página, e a tabela não foi reconstruída como tabela, mas desenhada com linhas e o texto de cada célula numa caixa separada. Também apareceu um pequeno deslocamento: duas palavras do cabeçalho da tabela ficaram encostadas.

Correções pequenas funcionam bem: trocar um nome, uma data, um valor ou algumas palavras dentro de uma linha. Edições longas ficam desajeitadas, porque uma frase que você aumenta não passa para a linha seguinte; a linha seguinte é outra caixa. As tabelas não podem ser ordenadas nem ampliadas como tabelas de verdade. O mesmo vale para os outros formatos que esta ferramenta gera, ODT, RTF e DOC, porque todos saem da mesma conversão.

Se você precisa reescrever parágrafos inteiros, peça o arquivo original de onde o PDF foi criado: editar esse é sempre melhor do que converter o PDF. Se não houver original, use PDF para Text (TXT): ele entrega o texto puro na ordem de leitura, que você pode colar num documento novo e formatar como quiser. No nosso teste, manteve todos os parágrafos e alinhou a tabela em colunas com espaços. Para um PDF digitalizado, você vai precisar de um programa de OCR; as versões recentes do Word, do Google Docs e muitos apps de digitalização já trazem isso.

Corrija primeiro o conteúdo e deixe o layout para o fim: acerte o texto e depois ajuste espaços e quebras de página. Fontes que não estão instaladas nos nossos servidores são trocadas por outras parecidas, então confira títulos e tudo o que usar uma fonte incomum. Guarde o PDF original: se o documento for impresso ou assinado, compare os dois lado a lado antes de enviar.

Nós mesmos escrevemos o relatório de teste de uma página, exportamos para PDF e convertemos com a ferramenta PDF para Word deste site, que usa a importação de PDF do LibreOffice, o mesmo motor que roda nos nossos servidores. Depois abrimos o DOCX e contamos as caixas de texto e as tabelas, renderizamos de novo como página para comparar a aparência e repetimos o teste com uma cópia da página feita só de imagem, como se fosse uma digitalização. PDFs mais longos e complexos geram mais caixas, mas a mesma estrutura.