Come modificare un PDF in Word (e quando non funziona)

Apri il PDF e prova a selezionare una parola. Se ci riesci, il PDF contiene testo vero e diventerà un documento modificabile. Se non ci riesci, è una scansione, un'immagine di una pagina. Convertire una scansione dà un documento che contiene quell'immagine, non testo: trasformarla in testo richiede l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), che è un altro tipo di strumento.

Il nostro PDF di prova è un report di una pagina con un titolo, quattro paragrafi e una piccola tabella di tre righe. Convertita in Word, la pagina appariva quasi identica al PDF: sono arrivate tutte le parole, nella stessa posizione, e la tabella mostrava ancora le sue linee. Sotto, però, la struttura è diversa. Ogni riga di testo è diventata una casella di testo a sé, 34 per una sola pagina, e la tabella non è stata ricostruita come tabella ma disegnata con linee, con il testo di ogni cella in una casella separata. È comparso anche un piccolo spostamento: due parole dell'intestazione della tabella si toccavano.

Le piccole correzioni funzionano bene: cambiare un nome, una data, un importo o qualche parola dentro una riga. Le modifiche lunghe sono scomode, perché una frase che allunghi non va a capo nella riga successiva: la riga successiva è un'altra casella. Le tabelle non si possono ordinare né ampliare come tabelle vere. Lo stesso vale per gli altri formati prodotti da questo strumento, ODT, RTF e DOC, perché nascono tutti dalla stessa conversione.

Se devi riscrivere paragrafi interi, chiedi il file originale da cui è stato creato il PDF: modificare quello è sempre meglio che riconvertire il PDF. Se l'originale non c'è, usa PDF in Text (TXT): ottieni il testo semplice in ordine di lettura, da incollare in un nuovo documento e formattare come vuoi. Nella nostra prova ha mantenuto tutti i paragrafi e allineato la tabella in colonne con spazi. Per un PDF scansionato ti servirà un programma OCR; le versioni recenti di Word, Google Docs e molte app per scanner lo includono.

Correggi prima il contenuto e lascia l'impaginazione per ultima: sistema il testo, poi regola spaziature e interruzioni di pagina. I font non installati sui nostri server vengono sostituiti con font simili, quindi controlla titoli e tutto ciò che usa un carattere insolito. Conserva il PDF originale: se il documento andrà stampato o firmato, confronta i due fianco a fianco prima di inviarlo.

Abbiamo scritto noi il report di prova di una pagina, lo abbiamo esportato in PDF e convertito con lo strumento PDF in Word di questo sito, che usa l'importazione PDF di LibreOffice, lo stesso motore dei nostri server. Poi abbiamo aperto il DOCX e contato caselle di testo e tabelle, lo abbiamo riportato a pagina per confrontarne l'aspetto e ripetuto la prova con una copia della pagina fatta solo di immagine, al posto di una scansione. PDF più lunghi e complessi producono più caselle, ma la stessa struttura.